Desafio

A Girl Scouts of Japan é uma organização nacional, com 47 conselhos locais e cerca de 40 mil membros. Ela integra a Associação Mundial das Guias e Escoteiras e da Girl Scouts, que é o maior movimento voluntário dedicado a meninas e jovens mulheres. A organização The Girl Scouts apoia e empodera meninas e jovens mulheres a desenvolver ao máximo o próprio potencial por meio da educação não formal.

Como uma organização nacional, a Girl Scouts of Japan enfrenta desafios para manter a comunicação entre os próprios membros. Com diversos grupos e membros de várias idades, a organização precisa de um sistema de negócios seguro e eficiente. Dessa forma, pode garantir que todos os grupos estejam alinhados e que as informações pessoais de menores sejam mantidas em segurança. Como uma organização guarda-chuva de conselhos locais, os arquivos da instituição contêm informações pessoais sobre meninas e jovens mulheres, bem como de adultos que trabalham como líderes. Com espaços em todo o país, é importante monitorar e avaliar a eficácia das atividades. Os líderes de grupo e o conselho local enviam relatórios à Girl Scouts of Japan relacionados à participação, à presença em eventos e a outras métricas de impacto para garantir que a organização seja o mais eficaz possível. Com recursos limitados, a organização precisava de uma solução que pudesse ser implementada facilmente em todos os conselhos locais do país.

História

Com o espírito inovador típico das escoteiras, a Girl Scouts of Japan usou o conjunto de produtos do Google para organizações sem fins lucrativos para levar eficiência a todos os conselhos e grupos locais delas. A organização começou a usar o Google Workspace para alinhar as operações comerciais em todos os conselhos locais. Ao incorporar formulários no próprio site, a instituição conseguiu oferecer programas de e-learning a membros da Girl Scouts com o Formulários Google. O programa de e-learning ofereceu a vários membros a oportunidade de aprender sobre a Girl Scouts e desenvolver habilidades de liderança. O programa Girl Scouts existe há mais de um século, mas a Girl Scouts of Japan modernizou o próprio trabalho usando testes do Formulários Google. Isso ajuda meninas e jovens mulheres a adquirir conhecimento e habilidades enquanto participam dos conselhos locais em todo o país.

A equipe da Girl Scouts of Japan tem vários níveis de conhecimento técnico. Com produtos como o Formulários e o Planilhas, fica mais fácil compartilhar informações e acessar resumos de dados sem trabalho manual. Graças ao Google Workspace, a organização consegue compartilhar documentos apenas com quem deve ter acesso, o que aumenta ainda mais a privacidade. Isso é essencial para uma organização guarda-chuva como a Girls Scout, que engloba outros conselhos locais. Como agora os arquivos são compartilhados entre os conselhos locais, cada equipe pode enviar entre si práticas recomendadas, atividades em grupo e outras práticas para desenvolver o próprio trabalho. Ao usar o Gmail, as preocupações anteriores em relação a spams, malware e outros problemas de segurança foram reduzidas com as configurações de privacidade do Google. Ao configurar o Google Sites, diversos membros e conselhos locais podem acessar informações importantes, como os treinamentos e manuais para líderes de grupo, bem como compartilhar atualizações e informações em tempo real entre todos os membros e conselhos locais apoiados pela Girl Scouts of Japan.

Os produtos do Google para organizações sem fins lucrativos não resultaram só em melhorias nas operações internas. Recentemente, a Girl Scouts of Japan também aproveitou o programa para a divulgação e a comunicação externas. Com o AdGrants e o YouTube, a organização está desenvolvendo uma presença on-line para conquistar novos membros e compartilhar o próprio trabalho incrível e os eventos de cada local. Os vídeos do YouTube ajudam a mostrar o trabalho que a organização realiza para empoderar meninas e jovens mulheres, como atividades em grupo, canto e acampamentos de verão regionais.

Com o objetivo de compartilhar informações e aumentar o número de participantes, a organização usou o Google Maps para ajudar quem não era membro e tinha interesse no Girl Scouting a encontrar facilmente os eventos organizados em todo o Japão. Além disso, a organização usou as Google Maps APIs disponíveis no programa Google Earth Solidário para fornecer uma visão global do impacto das próprias ações a membros atuais e potenciais. Com as Google Maps API e o YouTube, a organização criou um Tour virtual das instalações da Girl Scout em todo o mundo. Isso possibilita uma perspectiva global e faz com que os membros se sintam parte de uma comunidade em todo o mundo.

As ferramentas do Google para organizações sem fins lucrativos não só ajudam a tornar os programas da Girl Scouts of Japan mais organizados e eficientes, mas também dão visibilidade ao trabalho da organização que inspira e empodera meninas e jovens mulheres.

Rumiko Meguro da equipe de relações públicas e arrecadação de fundos da sede da GSJ

Impacto

Saber como adaptar esforços é essencial para o sucesso de uma grande organização. O programa de e-learning, com conteúdo definido por um formulário do Google, permitiu que mais de sete mil membros recebessem treinamento em diversas áreas, desde o conhecimento sobre a Girl Scout até competências para a vida. Em relação à questão financeira, o Google Workspace possibilitou o uso de sistemas de segurança de maior qualidade fáceis de implementar em vários locais.

O Google Workspace melhorou muito a eficiência operacional da instituição. Antes, só alguns membros da equipe usavam produtos do Google, mas o Google Workspace ainda não tinha sido instalado em toda a organização. Assim, era preciso manter várias contas de e-mail, o que representava um possível risco de segurança. Depois da migração para o Google Workspace, cada membro da equipe manteve só uma conta para todas as necessidades operacionais, que podia ser acessada de qualquer lugar. Isso acabou com o risco de perda de documentos caso uma dessas pessoas deixasse a instituição. Com o Google Workspace, os usuários são gerenciados internamente e a enorme equipe fica sempre atualizada de forma rápida e eficiente. Anteriormente, um membro da equipe responsável pelo sistema de tecnologia de comunicação e informação da organização tinha que solicitar mudanças na conta, como a inclusão de novos membros ou a remoção da conta de um funcionário aposentado enviando uma planilha ao fornecedor externo. Com os novos recursos, a equipe perde menos tempo nas operações centrais da organização e pode concentrar energia em alcançar mais meninas e jovens mulheres para dar continuidade ao funcionamento do programa.

Além disso, as ferramentas do Google para organizações sem fins lucrativos ampliaram a visibilidade da organização e do trabalho de apoio ao desenvolvimento de meninas e jovens mulheres. Antes, os eventos da organização eram listados em uma página do site. Dessa forma, os participantes precisavam clicar em uma longa lista com dezenas de links. Com o Google Maps, a organização conseguiu incorporar um mapa no site e atualizar os eventos em tempo real. Cada encontro é codificado por cores, por mês ou tema (como o "Girl Scouts Day") para ajudar as pessoas interessadas na Girl Scouting a encontrar facilmente os eventos regionais da organização. Ao integrar os eventos no Google Maps e mostrar a localização deles, a organização aumentou o número de participantes com mais de 18 mil visualizações das informações relacionadas. Os membros em potencial não precisam mais pesquisar para encontrar o evento mais próximo. Basta abrir o mapa e buscar uma oportunidade de se conectar com outros participantes.

Compartilhar o importante trabalho que faz e dar visibilidade ao impacto que ele tem em meninas e jovens mulheres é fundamental para a Girl Scouts of Japan alcançar o sucesso. O Ad Grants melhorou a presença on-line da organização, levando mais de 3 mil visitantes por mês ao site dela. Isso representou um aumento de 500% na visitação em apenas dois meses. Para campanhas internacionais, como a "Stop the Violence", foram criados anúncios que defendiam a igualdade de gênero e a proteção contra a violência para aumentar a conscientização e a cobertura da mídia sobre a campanha no Japão. Da mesma forma, o canal da organização no YouTube apresenta uma playlist da Girl Scouts que toca a música "I'll Think of You", escrita por Kurt Schneider, como um exemplo de atividade em grupo. Diversos conselhos e grupos locais forneceram vídeos, com 43 contribuições até o momento. Esses vídeos são usados como exemplos das atividades da Girl Scouts e servem para levar novos membros em potencial ao site da organização por meio de cartões e anotações. Com mais de 20 mil visualizações em alguns dos vídeos, o YouTube tem sido uma ferramenta importante na exibição do trabalho de apoio e empoderamento oferecido a meninas e jovens mulheres pela organização.

A Girl Scouts of Japan tem dezenas de atividades. Além de eventos e acampamentos em todo o país, ela tem um programa sobre autoestima desenvolvido junto com a Associação Mundial das Guias e Escoteiras (WAGGGS, na sigla em inglês) e a Dove e promove a campanha "Stop the Violence", que defende a redução da violência contra as mulheres. As ferramentas do Google para organizações sem fins lucrativos não só ajudam a tornar os programas mais organizados e eficientes, como dão visibilidade ao trabalho da organização que inspira e empodera meninas e jovens mulheres.